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工作邮件都不会写,你如何玩转职场?

作者:腾讯企业邮箱    发布时间:2020-01-03 10:40:56  访问量:1035  


导读:发邮件已经成为职场中和客户、领导、跨部门同事最常用的沟通方式。工作邮件虽然简单却最能检验一个人的耐心和细心程度。比如很多人都会在邮件发出去后发现有别字,忘了添加附件主题等。今天腾曦网络就和大家分享下写一封工作邮件有哪些需要注意的事项吧。



  发邮件已经成为职场中和客户、领导、跨部门同事最常用的沟通方式。工作邮件虽然简单却最能检验一个人的耐心和细心程度。比如很多人都会在邮件发出去后发现有别字,忘了添加附件主题等。今天腾曦网络就和大家分享下写一封工作邮件有哪些需要注意的事项吧。

  一封好的工作邮件至少由6个结构组成:标题、收件人和抄送人、称呼、正文、附件、签名档。下面分别介绍每部分需要注意的要点。

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  1、邮件标题

  俗话说,好的开头是成功的一半,邮件也是如此。邮件标题是最先进入收件人视野的,一个好的标题可以起到事半功倍的效果。

  与私人邮件不同,工作邮件还有留底存档的作用,可以使责任更加明确。同时工作邮件也可能被多次查看,所以邮件标题一定要简洁明了,关键词一定要齐全,便于搜索。

  如果是重要紧急需要尽快得到回馈的邮件,可以在标题加上标签来加重视觉●!局匾俊ⅰ窘艏薄俊窘裉炷诨馗础空庋谋昵┒己苋菀兹檬占讼瓤吹侥愕挠始

  如果被多次转发的邮件,标题上会被加上很多re:fw等,这种邮件如果必须参与回复讨论,一定要把前面的字符清理干净。

  2、收件人和抄送人

  邮件的发送地址区,分为收件人,抄送人。收件人是需要直接处理该邮件人的人,这里切记只能有一位,不能一事二报。抄送人是让对方知会即可,可以不回复,可多个,跨部门沟通时常用。

  3、称呼

  邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒收件人,此邮件是面向他的,他要给予相应的回应。

  一般来说最好按照公司文化写,有的公司领导就喜欢称呼职位,有的喜欢直呼姓名,有的喜欢英文名字。在多个收件人的情况下欧博体育app可以称呼:各位同事、Dear all等。

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  4、正文

  正文部分考验个人表达能力,最忌讳就是拖沓、磨叽、说不出重点,浪费时间又不专业。所以一定要做到传达全面,逻辑清晰、言简意赅。

  正文,首先要注意遵循金字塔原理,先说中心思想,再详细阐述细节。对于重要的信息可以加粗,或者高光标记,一目了然。多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。写完后检查是否有错别字、优化阅读效果。

  5、附件

  如果需要添加附件,一定要在正文中提及附件名称,并简单对其内容进行说明。

  附件少的时候最好不要打包,能在一级页面看的东西,不要跳到二级页面。附件数量超过5条,建议直接压缩打包,附件占得满屏,阅读感受不好。附件不要太大,网络不好时很影响工作效率。

  上传前一定要一一核对:文件命名是否正确、附件是否可以打开、上传数量是否正确。

  6、签名档

  签名一般是作为邮件的结尾出现,最好按照公司的要求规范来就行。常见的信息有:姓名、部门、职务、联系电话、邮箱地址等,便于收件人与你取得联系。

  腾讯企业邮箱提醒大家:要写好工作邮件,需要仔细认真对待细节,这样做也许不能让你马上涨工资,但是,在平时的工作中,但坚持以这种精益求精的思想去对待每一个细节,相信你一定会很快升值,升值了离升职加薪还会远吗?



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