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腾讯企业邮箱教您书写外贸邮件的技巧

作者:企业邮箱    发布时间:2019-12-19 10:41:15  访问量:1075  


导读:外贸业务最常见的沟通方法就是邮件,一封好的邮件可以帮您开发更多的客户,所以写好一封邮件很重要。不管您是做什么欧博体育app外贸,写邮件的重点都是差不多的,从邮件标题,邮件信头,邮件正文,到邮件落款。今天给大家分享一些用腾讯企业邮箱书写邮件的小技巧,让您更好的提高业务水平。



  外贸业务最常见的沟通方法就是邮件,一封好的邮件可以帮您开发更多的客户,所以写好一封邮件很重要。不管您是做什么欧博体育app外贸,写邮件的重点都是差不多的,从邮件标题,邮件信头,邮件正文,到邮件落款。今天给大家分享一些用腾讯企业邮箱书写邮件的小技巧,让您更好的提高业务水平。

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  一、邮件主题

  邮件的主题一定要简单扼要,符合邮件的主题内容。大多都是以客户所需的欧博体育app名称作为邮件的主题。

  注意邮件主题要尽量避免使用标点符号,避免使用大写字母缩写形式,以免邮件被过滤掉,使客户无法接收到欧博体育app的邮件。

  对于同一主题下的邮件往来,尽量在原邮件回复,便于双方了解事件的进展。如果有新事件需要联系时,要用新的邮件新的主题回复,避免造成误解。

  二、邮件抄送

  在发送邮件时,要根据邮件的具体内容抄送给自己的主管和相关岗位的工作人员,这样做的好处就是让客户感到你的公司很正规很系统,提升公司在客户心目中的形象;同时让相关人员了解掌握相关内容,减少沟通成本;让主管可以随时跟进监督自己的业务情况,及时提出合理的指导和建议。

  回复邮件时,“Reply all”抄送给客户来函时抄送的其公司相关人员,这样做既可以省去客户收到你的邮件后要转发给相关人员的麻烦,又让客户感到温暖。

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  三、邮件内容

  邮件内容需要简明扼要,海外的客户大多都不喜欢绕圈子,直接切入主题或许会取到不错的效果,但是在做到简而精同时,别忘了在简单的内容中描述自己的欧博体育app特点,同时也要注意以下几点:

  1、称呼

  称呼属于礼仪,礼仪讲究的就是客尊原则,要注意对应性。无论客户首发还是后续邮件,如果客户称呼你“Hi A”,你的回复应当是“Hi B”;如果客人邮件称呼“Dear Mr.名+姓”你的回复应当是“Dear Mr.名+姓”,不能搞反成“Dear 姓或者名”。

  2、全面

  客户邮件中,如果提了三点要你回答的问题。你回答了其中两点就结束,且不管你这两点回答的质量多么专业、多么好,另外一点不回复,既不说明为什么不能回复,更不交代何时回复。是丢三落四呢,还是对客人不够尊重?换位思考,若你是客人,请问你又作何感想?如果客户问题较多,为方便客户可以在客户原邮件问题上标注进行回复。

  3、及时

  对于客户的来函,必须秉持第一时间回复的原则,要了解客人所在地的时差,不能让客人次日看到回复。如果不能及时回复客人邮件中提出的问题,应当回复说明何时答复复客人,并在承诺的时间内予以答复。

  4、重点

  邮件的中内容,要引起客人注意和重视。尽量不要使用红色等颜色,因为对于颜色的禁忌各国各有不同,稍有不注意就会引起客人的反感。比如:比利时人最忌蓝色,如遇不祥之事,都用蓝衣作为标志;泰国忌红色,认为红色是不吉利的颜色,因为写死人姓氏是用红色;伊拉克 讨厌蓝色,视蓝色为魔鬼,在日常生活中忌讳使用蓝色... ... 所以函电中需要重点标记的内容,直接加重加粗就可以了。

  5、礼貌

  多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比较礼貌客气的语句。另外,如果客人邮件中热情地说了一大堆,他是如何喜欢你的国家和城市,你回复时应该礼貌性回一句“是啊!谢谢,你的国家也很美!”。你如果只字不提,那客人不是“热脸贴了你的冷屁股”了吗? 如果客户邮件中说:How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回复的邮件中却找不到与此所对应的回复语句,那也属于不礼貌的行为。

  四、签署落款

  这一般包括发信人的姓名、职务外加公司的名称、地址、电话、传真、网址等。一个漂亮的落款也显示公司的正规和实力,如果不会弄,就找专业的人士设置一下吧,这是很有必要的!

  使用腾讯企业邮箱写一封好的邮件能够快速的吸引客户的眼球,提高业务。这个你get到了吗?赶紧行动起来吧。



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